BAB I
PENDAHULUAN
1.1
Latar Belakang
Dalam sebuah presentasi, komponen tanya jawab sering digunakan untuk
mengukur kesuksesan penyajian. Kualitas dan kuantitas pertanyaan dapat
menggambarkan sejauh mana pendengar mengikuti dan mengerti materi. Sesi tanya
jawab dapat dilaksanakan di akhir penyajian (secara singkat) atau selama
penyajian berlangsung. Dalam setiap sesi tanya jawab fasilitator harus mampu
mengontrol pertanyaan dan jawaban yang diberikan terhadap pertanyaan.
Fasilitator harus dapat mendengarkan pertanyaan dengan seksama saat ditanyakan
untuk mengetahui isi dan emosi pertanyaan. Jika ada pertanyaan yang kurang
jelas, fasilitator dapat mengulangi atau merangkum pertanyaan, namun harus
meminta persetujuan penanya apakah rangkuman tersebut telah benar. Rangkuman
ini membantu pendengar lain untuk mengetahui inti pertanyaan dan membantu
fasilitator akan isi dari pertanyaan tersebut.
1.2
Rumusan Masalah
1.
Apa fungsi sesi tanya jawab?
2.
Apa saja masalah dalam sesi tanya
jawab ?
3.
Apa saja hal-hal yang harus
dihidari dalam sesi tanya jawab?
4.
Apa saja
Langkah-langkah Menanggapi Pertanyaan?
1.3
Tujuan
1.
Untuk
mengetahui fungsi sesi tanya jawab
2.
Untuk
mengetahui masalah dalam sesi tanya jawab
3. Untuk
mengetahui hal-hal
apa saja yang harus dihindari dari sesi tanya jawab
4.
Untuk mengetahui Langkah-langkah
Menanggapi Pertanyaan?
BAB II
PEMBAHASAN
2.1. Fungsi
Tanya Jawab
Seperti yang disampaikan oleh Rhonda Abrams dalam bukunya Winning
Presentation In A Day tanya jawab memiliki manfaat yang besar untuk presenter, Seperti
:
- · Memungkinkan kita menunjukkan keahlian dalam topik yang kita bahas. Karena dengan begitu audiens dapat pertanyaan.
- · Menyediakan kesempatan tambahan untuk berinteraksi dan membangun hubungan dengan audiens. Sehingga kita dapat mengetahui sejauh mana audiens memperhatikan materi yang kita bawakan dan apabila audiens kurang mengerti dapat mendapatka informasi lebih.
- · Membantu kita mengukur pemahaman audiens. Dengan pertanyaan yang audiens ajukan kita dapat melihat dibagian mana mereka kurang pahami atau merasa ingin tahu lebihh tentang materi.
- · Memberikan umpan balik yang membantu kita memperkuat presentasi di masa yang akan datang. Jadi kita dapat mengevaluasi dan mengambil pelajaran dari presentasi yang kita bawakan untuk menjadi lebih baik lagi. Melihat kesiapan kita memahami materi dari cara kita menjawab.
2.2. Masalah
Dalam Sesi Tanya Jawab
Dalam sesi tanya jawab terkadang kita menemukan masalah terkait dengan
pertanyaan yang disampaikan audiens. Berikut adalah beberapa masalah umum yang
sering dihadapi dan cara mengatasinya.
Ø Tidak bisa menjawab pertanyaan audiens
Tidak ada yang bisa memprediksikan secara tepat 100% pertanyaan yang
akan muncul dari audiens. Dalam keadaan tertentu sangat mungkin ada audiens
yang memberikan pertanyaan yang ternyata kita tidak tahu jawabannya. Jika kita
dalam keadaan seperti ini jangan bersikap seolah-olah kita tahu jawabannya.
Karena sesungguhnya itu akan merugikan kita.
Cara
mengatasinya:
Katakan pada audiens kita belum mengetahui jawaban dari pertanyaannya.
Namun lakukan ini dengan cara yang tepat. Misalnya dengan mengatakan “Terima
kasih atas pertanyaan yang Anda ajukan, namun saat ini saya belum bisa
memberikan jawaban, karena saya belum mengetahui jawaban untuk pertanyaan Anda.
Saya butuh kajian yang lebih mendalam untuk menjawab pertanyaan tersebut.
Silakan Anda catat pertanyaan Anda, kemudian silakan emailkan ke email pribadi
saya, supaya nanti bisa saya pelajari, sehingga di lain kesempatan saya bisa memberikan
jawaban yang tepat”.
Atau Anda juga bisa menyiasatinya dengan cara lain, yaitu dengan
mengajak audiens berdiskusi untuk menjawab pertanyaan tersebut. Anda bisa
mengatakan seperti ini “Baik saudara sekalian, sebuah pertanyaan menarik telah
disampaikan oleh teman kita. Karena saya pribadi belum pernah mengalami situasi
seperti yang ditanyakan oleh teman kita, maka saya ingin mengajak Anda semua
berdiskusi tentang hal tersebut. Bagi teman-teman yang ingin berbagai pendapat,
saya persilakan”.
Dua cara di atas bisa menjadi alternatif untuk menyiasati apabila kita
tidak bisa menjawab pertanyaan dari audiens. Anda bisa memilih alternatif yang
paling sesuai, yang penting jangan sampai Anda tidak memberikan tanggapan
apa-apa kepada audiens.
Ø Pertanyaan audiens tidak sesuai dengan topik
Dalam sesi tanya jawab terkadang ada audiens yang bertanya tapi tidak
sesuai dengan topik yang disampaikan. Anda bisa mengabaikan pertanyaan ini,
tapi ini akan mengecewakan buat audiens. Untuk itu Anda perlu mengatasi hal ini
dengan cerdas.
Cara
Mengatasinya:
Sebelumnya katakan bahwa pertanyaan yang disampaikan sebenarnya di luar
wilayah bahasan prsentasi Anda. Kemudian katakan kepada penanya, jika masih ada
waktu jawaban akan diberikan terakhir setelah pertanyaan-pertanyaan yang lain
ditanggapi. Tapi misalnya tidak ada waktu, silahkan katakan kepada audiens yang
bertanya dengan kalimat begini “Terima kasih atas pertanyaan Anda, tapi
sepertinya pertanyaan Anda diluar topik yang saya sampaikan, maka saya akan
memberikan jawaban pada kesempatan lain”.
Ø Audiens tidak bertanya malah bercerita
Hal ini juga sering terjadi dalam tanya jawab, di mana ketika bertanya
audiens bercerita dan tak kunjung memberikan sebuah pertanyaan.
Cara
mengatasinya:
Segera setelah jeda, sampaikan kepada audiens untuk fokus pada inti
pertanyaan. Dalam hal ini saya sarankan Anda sangat hati-hati, gunakan bahasa
yang sopan sehingga audiens tetap merasa dihargai. Kalau memang mereka tidak
ada pertanyaan, segera ucapkan terima kasih atas komentar yang mereka berikan.
2.3. Hal-hal
Yang Harus Dihidari Dalam Sesi Tanya Jawab
Untuk menjaga kredibilitas dan kepercayaan audiens terhadap diri kita
sebagai presenter ada beberapa sikap atau tindakan yang perlu kita hindari.
Sikap dan tindakan itu adalah menyela penanya, memalingkan perhatian, tidak
memberikan jawaban dan memberikan jawaban yang tidak sesuai.
1.
Memalingkan
perhatian
Dalam presentasi kontak mata tidak bisa ditinggalkan, demikian juga saat
sesi tanya jawab. Ketika audiens bertanya pastikan Anda memperhatikannya.
Jangan pernah anda palingkan tatapan anda pada hal lain.
Selain memperhatikan, anda juga harus menyimak pertanyaan tersebut
dengan baik. Karena perhatian tanpa didukung menyimak, sama juga bohong.
Kemudian ketika anda mulai menjawab pertanyaan, segera putuskan perhatian anda
dari si penanya dan tujukan tanggapan anda kepada seluruh audiens.
2.
Tidak
memberikan jawaban
Satu hal yang cukup mengecewakan bagi audiens, apabila pertanyaan yang
diajukan tidak mendapat jawaban. Apapun alasannya, sebagai penyaji kita harus
menjawab pertanyaan audiens.
Bagaimana kalau lupa? lupa memang bisa, tapi sebagai penyaji yang
kredibel harusnya dapat menyiasatinya. Untuk menghindari lupa kita dapat
mencatat semua pertanyaan dan memberikan contreng atau memberikan tanda setelah
pertanyaan satu selesai dijawab.
3.
Memberikan
jawaban yang tidak sesuai
Alih-alih menutupi rasa malu atau gengsi karena tidak bisa menjawab
pertanyaan audiens, ada penyaji yang senang memaksakan diri untuk memberikan
jawaban. Hasilnya jawaban yang disampaikan tidak sesuai dengan apa yang
diharapkan audiens.
Melakukan hal ini, sama saja menggali lubang kubur sendiri. Ini jelas
salah. Kalau memang tidak bisa menjawab, tidak perlu memaksakan diri untuk
menjawab. Jika memang tidak bisa menjawab, tidak tahu jawabannya katakan saja
bahwa kita tidak mengetahui jawabannya.
2.4. Langkah-langkah
Menanggapi Pertanyaan
Supaya dapat memberikan jawaban yang efektif kepada audiens inilah tiga
langkah yang perlu dilakukan.
1.
Mendengarkan
Dengarkan pertanyaan audiens dengan seksama dan penuh perhatian. Dengan
begitu Anda akan mudah memahami maksud dari pertanyaan. Ini akan menjadi modal
untuk memberikan jawaban terbaik atas pertanyaan yang diajukan.
2.
Jeda
sejenak untuk berpikir
Ambil jeda dan pikirkan bagaimana cara terbaik untuk menjawab
pertanyaan. Ambil waktu beberapa detik untuk menyusun tanggapan Anda. Ini
memberikan lebih banyak kesempatan kepada Anda untuk menyiapkan jawaban yang
terbaik. Audiens akan dengan mudah menerima jeda sebentar sebelum Anda
memberikan tanggapan.
3.
Jawab
pertanyaan dengan tepat
Berikan jawaban yang tepat dan ringkas jika waktunya terbatas, perluas
jawaban jika waktunya cukup longgar. Berpikirlah dengan cermat, pikirkan
tanggapan terbaik. Sesudah menyampaikan, segeralah beralih pada pertanyaan
selanjutnya.
BAB III
PENUTUP
3.1. Kesimpulan
Berdasarkan
pemaparan diatas dapat kita simpulkan begitu banyak peranan Sesi Tanya Jawab
dalam presentasi. Sesi Tanya Jawab juga merupakan bagian penting dalam
presentasi, karena selain untuk mengukur seberapa pahamnya kita menguasai
materi juga untuk mengetahui seberapa paham audiens menangkap materi yang kita
sampaikan. Dari sesi Tanya Jawab itu membuat kita dapat mempersiapkan presentasi
selanjutnya agar menjadi lebih baik lagi dan dapat mengetahui dimana letak
kekurangan kita.
DAFTAR PUSTAKA
Suprapto Arifin, Hadi.Sesi
Tanya Jawab.2016.UNPAD Multikampus
Pangandaran.
http://www.trainingpresentasi.net/menjawab-pertanyaan.
Diakses Pada tanggal 28 september 2016. Pukul 20.20 WIB.
http://www.dhonyfirmansyah.com/tips-presentasi-menjawab-pertanyaan.
Diakses Pada tanggal 28 september 2016. Pukul 21.40 WIB.
Mungkin maksud anda :